Privacyregelgeving

Privacyregelgeving

Privacy wet- en regelgeving: Hoe gaat de AEN hiermee om? 

Alumnivereniging Ergotherapie Nijmegen (AEN) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door AEN. 

Wat zijn persoonsgegevens? 

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. 

Van wie verwerkt de AEN persoonsgegevens? 

AEN verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van leden van de AEN, ergotherapeut die een lidmaatschap hebben gehad, bestuursleden, sprekers en ergotherapeuten die interesse tonen in een lidmaatschap bij AEN.  
 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens? 

AEN verwerkt persoonsgegevens in Exel en Word documenten op onedrive en in het factureringssysteem van factuursturen.nl. Het bestuur van de AEN zal zorg moeten dragen voor de juiste online registratie.  

 
Met welk doel verwerkt AEN persoonsgegevens? 

Als je lid wilt worden van AEN of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en kan je je aanmelden voor activiteiten. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het informeren over een nieuwe activiteit of updates rondom de activiteiten van de AEN, de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN), Ergotherapie Nederland(EN), informatie vanuit sprekers of bijv. vacatures. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie. 

Verwerkt AEN ook bijzondere persoonsgegevens? 

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten doen op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan vermelding van een allergie. Wij registreren geen  BSN-nummers, zoals door de wet aangegeven. 

Hoe gaat AEN met mijn persoonsgegevens om? 

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. 

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens? 

De bestuursleden van de AEN kunnen, die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben, je gegevens inzien. Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de AEN gebeurt alleen met jouw toestemming.  
 
Gebruiken wij gegevens voor een ander doel dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? 

Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. De AEN kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen. 

Hoelang worden mijn gegevens bewaard? 

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Binnen www.factuursturen.nl is het niet mogelijk om gegevens van oud leden direct te kunnen verwijderen. Je wordt op inactief gezet. Als AEN zijn we verplicht om deze gegevens 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. 

Privacy statement Scouting Nederland (november 2015) 2 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens? 

Bij de verwerking van persoonsgegevens is AEN gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? 

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door AEN kun je contact opnemen met het bestuur van AEN via aen-nijmegen@outlook.nl. 

Wijzigingen privacybeleid 

AEN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.aen-nijmegen.nl/privacy.